Ein wesentliches unternehmerisches Ziel ist der optimale Einsatz von Humanressourcen – sowohl um eine Überbuchung der Leistungsträger als auch eine unzureichende Auslastung von weniger angefragten Personen zu vermeiden. Zur ungleichmäßigen Verteilung der Aufgaben kommt es vor allem aufgrund von Wissenskonzentrationen bei einzelnen Mitarbeitern. Sie sind diejenigen, die in Projekten regelmäßig überverplant werden. Andere, die ebenso über ein respektables, aber nicht gleich großes Wissen verfügen, werden im Gegensatz dazu oft nicht ausreichend ausgelastet. Dazu kommt es in erster Linie, weil die Planenden nicht wissen, dass auch jene Mitarbeiter über ausreichend Kompetenzen für das umzusetzende Projekt verfügen. Außerdem schützt ein effektives Ressourcenmanagement davor, dass externe Ressourcen zugekauft werden, bevor die internen ausgelastet sind.
Gleichmäßige Auslastung erreichen
Um die Mitarbeiter gleichmäßig auszulasten und optimal einzusetzen, ist es sinnvoll, die Planung der Humanressourcen über alle unternehmerischen Vorhaben hinweg durchzuführen. Die Planung sollte in erster Linie auf die Fähigkeiten (Skills) der Mitarbeiter und nicht auf bestimmte Personen bezogen sein. Über sogenannte Skill-Gruppen kann der Einsatz der Mitarbeiter so geplant werden, dass alle möglichst gleichmäßig ausgelastet sind, was auch deutlich positive Effekte auf die generelle Mitarbeiterzufriedenheit hat.
Wie sieht die Praxis aus?
Zunächst werden im Unternehmen Skill-Gruppen eingeführt, welche anschließend den Mitarbeitern zugeordnet werden. Planungsprozesse werden dann in der Regel auf Ressourcenebene durchgeführt und nicht mehr auf der der Personen. Damit einhergehend wird ein Prozess zum Ausgleich von Überplanungen implementiert. Zweifellos ist die Integration eines entsprechenden Controllings, um Planung und Verbrauch zu managen, genauso wichtig, nur dadurch entsteht ein Regelkreis. Zur Sicherung des Erfolgs wird ein „planning board“ implementiert, das sich konzentriert und kompakt mit Projekten und Ressourcen beschäftigt. Es hat die Aufgabe, den optimalen Einsatz zu koordinieren, zu überwachen und die Machbarkeit von Projekten zu diskutieren. Das „planning board“ berichtet an das Management und führt Entscheidungen herbei.
Faktoren für eine erfolgreiche Einführung
Bei der Einführung von Ressourcenmanagement gibt es kritische Erfolgsfaktoren. Vor allem in der Zuordnung der Mitarbeiter zu den Skill-Gruppen spielen auch emotionale Komponenten eine große Rolle – sie erfordern entsprechendes Fingerspitzengefühl und gute Kommunikation von der Unternehmensführung und der begleitenden Unternehmensberatung. Das Durchspielen von Prozessen durch die Beteiligten hat sich oft als gutes Mittel der Kommunikation erwiesen, so können unternehmensweite Auswirkungen besser abgeschätzt werden. Nicht zuletzt ist die Begleitung durch ein erfahrenes und kompetentes Projektteam von essenziellem Wert, denn so wird sichergestellt, dass alle unternehmensrelevanten Vorgaben und Rahmenbedingungen berücksichtigt werden und einem erfolgreichen Roll-out nichts im Wege steht.
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